Egy hétköznap délelőtt belép az üzletbe valaki, kezében új POS terminállal, és közli, hogy cserélnie kell a készüléket. Ez azért kényes helyzet, mert a kártyás fizetés a napi bevétel gerince, a készülék pedig érzékeny adatokkal dolgozik. Néhány előre tisztázott lépéssel azonban a meglepetésből percek alatt lezárható rutin lesz, a kasszánál pedig senki nem áll sorban hiába.

A Novopayment POS-szolgáltatási oldalán bemutatott ügyféltámogatás elérhetőségét is érdemes előre rögzíteni, hogy váratlan terminálcsere esetén az üzlet az ismert kapcsolattartónál ellenőrizhesse a szerelő jogosultságát.

Váratlan terminálcsere: mi történik valójában?

A POS terminál lecserélése másik készülékre, jellemzően meghibásodás, szoftveres elavulás vagy készülékgeneráció-váltás miatt következik be. A cseréhez az új eszközt be kell kötni, aktiválni és kipróbálni, hogy a kártyás fizetés utána ugyanúgy működjön, mint korábban.

Azért érződik váratlannak, mert a csere ritkán esik egybe az üzlet nyugodt óráival. A kiesett fizetési lehetőség azonnal látszik: a vevő sorban áll, a kolléga pedig bizonytalan, beengedje-e az idegent. Egy előre egyeztetett protokoll ezért többet ér, mint a helyszíni rögtönzés.

Felkészülni egy jól kitöltött kapcsolattartói cédulával lehet a legegyszerűbben. Erre kerüljön rá az ügyfélszolgálat száma, a személyes kapcsolattartó neve és az, hogy a műszakvezetőn kívül ki dönthet a csere engedélyezéséről. A cédulát érdemes a pult mögé tenni, ahol a hétvégi segítő is megtalálja. A Novopaymentnél minden ügyfél mellett áll egy személyes szakértő, vagyis van kit felhívni, nem kell találgatni. A call center pedig éjjel-nappal segít, tehát a csere a szolgáltatói folyamat része, nem külön költség.

Mit tegyél, ha ismeretlen szerelő érkezik?

Kérj azonosítást. Kérdezd meg a szerelő nevét és megbízóját, majd hívd vissza a szolgáltatót a korábban rögzített számon, ne a szerelő által diktálton.

Kérdezz rá a bejelentésre. Az ismert kapcsolattartó meg tudja mondani, ütemeztek-e cserét az üzletedbe.

Tartsd meg a hozzáféréseket. Jelszót, kasszahozzáférést és szerződéses adatot a szerelőnek nem kell átadnod.

Kérdezd meg a napi zárásról. Egyeztess arról, kell-e a csere előtt zárást futtatni, hogy a tranzakciók ne maradjanak függőben.

Dokumentálj. Jegyezd fel a régi és az új készülék sorozatszámát, a dátumot, a pontos időt és a szerelő nevét, majd kérj átadás-átvételi elismervényt.

A csere után indíts egy kisösszegű próbafizetést, és mutasd meg a kollégáknak az új készülék kezelését, mert a kártyaolvasó helye vagy a menü kinézete készülékenként eltérhet. Másnap érdemes megnézni az ügyfélportálon, hogy a tranzakciók megérkeztek-e. Ha a számok egyeznek, a csere lezárult. Ha nem, a dokumentált sorozatszámok és időpontok sokat gyorsítanak a hibakeresésen.

Kisebb csapatnál az is segít, ha a bolt egyik dolgozója kijelölt felelőse a terminálnak, és ő tudja, kit kell hívni. Gyors segítségre a Novopayment call centere a +36 1 490 0234-es számon érhető el. Ilyen felkészüléssel a váratlan csere is csak egy átlagos nap része lesz.